Nota de devolução: entenda o que é e como emitir!

A nota de devolução é um documento indispensável sempre que ocorre uma situação na qual um comprador decide refutar sua própria aquisição. Como nenhuma mercadoria pode transitar sem nota fiscal, segundo a legislação de nosso país, a emissão desse documento é necessária para que o produto retorne ao seu vendedor original.

Neste artigo, vamos mostrar a você do que se trata esse documento. Você ficará consciente do conceito em torno desse tipo de nota fiscal, saberá quais são os principais tipos de devoluções que podem acontecer quando um comprador quer devolver aquilo que foi comprado e, por fim, aprenderá como fazer o procedimento em cada um dos casos citados. Acompanhe para saber mais!

O que é uma nota de devolução?

Em um cenário ideal, uma empresa é constituída, adquire seus materiais junto aos fornecedores e parte para a fabricação de seu produto (ou prestação de serviços). Com a divulgação junto ao mercado, consegue seus primeiros clientes e efetua suas vendas, entregando de pronto todas as mercadorias compradas pelos consumidores. Todos ganham, e a história tem um final feliz. Certo? Errado!

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No mundo real, a maioria das operações (pelo menos em companhias saudáveis) realmente ocorre dessa forma. No entanto, é normal que algumas transações acabem sendo refutadas, seja por um motivo de descontentamento, seja pela recusa do material. E mais: pode ser que a empresa que vendeu o produto ao consumidor final tenha adquirido matéria-prima com defeito de seu fornecedor.

Para todos os casos citados, é necessário fazer a emissão de uma nota de devolução. É por meio dela que a transação será efetivamente devolvida, observando, também, o correto estorno da carga tributária incidente na operação. Existem diversos modos de realizar essa emissão, sendo muito importante atentar para a necessidade específica de cada um dos diferentes casos em questão.

Assim sendo, a nota de devolução é responsável por anular um processo de compra. Aqui cabe ressaltar que sua necessidade se dá pelo motivo que uma nota fiscal em trânsito não pode ser cancelada. Logicamente, assim que recebida a mercadoria e constatada a necessidade de devolução do produto, a nota de devolução precisa ser emitida.

Quais são os tipos de devoluções mais comuns?

Grosso modo, as notas fiscais de devolução podem ser emitidas tanto pelo emissor original quanto pelo destinatário da mercadoria. Tudo vai depender de cada caso em específico, pois as condições nas quais a operação ocorreu, bem como quais são os participantes envolvidos na transação, vão influenciar no correto procedimento a respeito da nova nota. Para entender melhor, vamos analisar cada caso em particular.

Leia também: Quem é obrigado a emitir Nota Fiscal?

Nota de devolução emitida pelo destinatário por motivo de insatisfação

De acordo com a legislação, para compras feitas em meio virtual, o cliente pode exercer seu direito de arrependimento e solicitar a devolução da mercadoria em um prazo de até sete dias. Se a solicitação for feita dentro desse prazo, não há necessidade de prestar qualquer tipo de esclarecimento acerca do motivo da devolução.

A emissão da nota por parte do destinatário geralmente ocorre quando a relação se dá entre uma empresa fornecedora de matérias-primas e outra que beneficia o material. Pode acontecer determinado caso em que a mercadoria foi recebida lacrada e, no momento de abertura dos volumes em questão, ser constatado alguma eventual falha nos materiais. Dessa forma, o destinatário precisa efetuar a emissão da nota fiscal de devolução e proceder com o retorno do material.

Devolução por motivo de insatisfação usando a mesma nota fiscal

Pode ser também que a devolução precise ocorrer entre determinada empresa e seu cliente final, um CPF comprador apenas. Nesses casos, não existe a opção de emissão de nota fiscal pelo destinatário, visto que se trata de uma pessoa física. Então, o procedimento a ser seguido deve ser a devolução da mercadoria com a mesma nota de origem, pois nenhum produto pode transitar desacompanhado de tal documento. O cliente deve indicar sua recusa da mercadoria ao entregador e encaminhar de volta ao remetente.

Nota de devolução com troca de mercadoria

Existe, ainda, uma terceira possibilidade, que é a respeito da constatação de defeitos em um produto adquirido. Nesse caso, o consumidor ainda tem interesse pela mercadoria. Mas, logicamente, deseja adquirir algo sem nenhum defeito. Assim, a mercadoria deve ser enviada de volta ao remetente e emitida uma nota fiscal de devolução de compra.

Como emitir uma nota fiscal de devolução?

Quando se tratar de uma nota fiscal de devolução de venda, deve ser escolhida a opção de “nota de devolução” no campo que indica a finalidade do documento em questão. Além disso, deve ser indicado o motivo pelo qual está acontecendo o estorno. Ademais, devem ser registrados todos os dados referentes à nota original, como número, data de emissão e série.

Já para casos em que a devolução se dá com acompanhamento da mesma nota, o correto é indicar, no verso do próprio documento, o motivo pelo qual a devolução ocorreu. Na empresa emitente, a nota recebida em estorno deve ser computada no Livro de Entradas e ter seu arquivamento feito de modo separado das demais notas.

Por fim, quando é feita a opção da troca do produto e isso ocorrer por um pequeno defeito, basta enviar um novo produto ao destinatário com a emissão de nota de devolução de compra. Mas, caso isso não seja possível, a nota fiscal de baixa de estoque deve ser emitida, e a mercadoria tem que ser posta fora de circulação.

A nota de devolução é um importante instrumento para corrigir eventuais situações que acabaram não saindo conforme o ideal. Em diferentes casos nos quais existe a intenção (ou mesmo a necessidade) de devolver o produto, ela deve ser utilizada. É importante dominar esse procedimento para demonstrar profissionalismo ao mercado, quer seja frente a um fornecedor, quer seja a um cliente. Essa é uma boa forma de voltar a fazer negócio com um cliente momentaneamente insatisfeito.

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